Планируем мероприятие: как не упустить ни одного важного момента

Провести мероприятие – не простая задача, поэтому планировать и готовиться к нему нужно заранее. Итак, на что надо обратить свое внимание, чтобы не упустить ни одной важной детали.

Еда и напитки очень важны – голодные делегаты или гости не будут счастливы. Как организатор мероприятия, вы должны быть уверены, что сотрудник, ответственный за питание гостей, подошел к этому вопросу очень серьезно. Большинство гостей могут заранее сообщить, если они имеют какие-либо диетические предпочтения. Вы тоже можете расспросить их. Ведь если предупрежден, значит вооружен. Тем не менее, может оказаться так, что в последний день кто-то скажет, что он не переносит глютен и много лет является вегетарианцем. Будьте готовы к таким неожиданностям.

Питание персонала и волонтеров тоже необходимо предусмотреть. Даже если гости и делегаты были сыты, вы не должны забывать о своем персонале и помощниках. Убедитесь, что еда есть и для них тоже.

Больше всего хлопот в день мероприятия доставляет процесс доставки продукции. Откровенно говоря, единственное, что нужно каждому организатору в день мероприятия – это пара колес. Перемещение вещей вручную отнимет много времени и сил, поэтому стоит позаботиться о наличии тележек или коробок на колесах. Для более тяжелых предметов вам лучше нанять носильщиков.
Подробное расписание мероприятия. Оно должно быть ясно не только вам, но и всем, кто задействован в его проведении. Отсутствие связи, опоздание гостей из-за неправильного оповещения может поставить жирный крест на всем вашем мероприятии.

Вся информация, необходимая для организаторов и гостей, от основных номеров мобильных телефонов для использования в чрезвычайной ситуации до паролей для Wi-Fi, должна быть распечатана и отдана всем участникам.

Бейджики – небольшая, но очень важная деталь. Делегаты и гости должны знать, с кем они общаются. Позаботьтесь о музыкальном сопровождении. Подготовьте аварийный набор – ножницы, липкую ленту, булавки … Все это может понадобиться вам в день мероприятия, так что пусть под рукой будет набор всякой всячины.

Обеспечьте бесперебойную связь. Один из главных сбоев на мероприятии случается в тот момент, когда внезапно прерывается связь. Поэтому особое внимание уделите Wi-Fi паролям, зарядным станциям для мобильных телефонов и раций. Кстати, рации очень необходимы в тех случаях, когда ваше мероприятие проходит сразу в нескольких местах.

И, наконец, обзор и отчет о вашем событии

Важным аспектом планирования мероприятия является обзор мероприятия и устные отчеты сотрудников и помощников-волонтеров после завершения мероприятия.
Сообщения важны по одной единственной причине – обратная связь поможет извлечь ошибки и предусмотреть их при организации будущих мероприятий. Персонал может предложить новые идеи или предложения.

Попросите своих делегатов и гостей оценить событие, их отзывы будут иметь важное значение для имиджа компании и позволят более тщательно планировать будущие события.

Если будет много гостей на мероприятии, то возможно стоит взять в аренду мобильные ограждения для ограничения доступа.